понедельник, 12 октября 2015 г.

12 приемов, которые необходимы для работы в Excel. Закрепи в памяти!


Еxcel кажется непонятной и пугающей системой людям, которые только начинают с ним работать. Но стоит узнать немного больше об этом инструменте, как становится ясно — он невероятно удобен. Эти 12 приемов помогут тебе намного эффективнее работать в Excel. Повысь продуктивность своей работы и преврати ее в настоящий праздник — благодаря нашим советам это очень просто! Полезно прочесть даже тем, кто хорошо ориентируется в легендарной программе. 1. Добавляй новые данные в диаграмму быстро
Выдели диапазон с новой информацией, скопируй его (Ctrl + C) и вставь новые данные в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение
У тебя есть список имен и фамилий, который необходимо преобразовать в сокращенные: например, Левченко Оксана Викторовна — Левченко О. В. Начни писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. Уже после 2 строки Excel будет предугадывать твое действие и менять оставшиеся имена на аналогично сокращенные. Нажми Enter, чтобы подтвердить команду.

3. Копируй без нарушения форматов
Маркер автозаполнения — тонкий черный крест в правом нижнем углу ячейки — копирует содержимое ячейки, но делает это с нарушением формата. После протягивания черным крестом нажми на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области. Выбери опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), и оформление не будет испорчено!

4. Отображай данные из таблицы Excel на карте
Перейди в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установи оттуда плагин Bing Maps. На интерактивной карте отобразятся необходимые тебе геоданные. Нажав кнопку Add, ты можешь добавить модуль по прямой ссылке с сайта. Он появится в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и теперь будет присутствовать на твоем рабочем листе. Теперь выдели ячейки с данными и нажми кнопку Show Locations в модуле карты — данные появятся прямо на ней.

5. Переходи к новому листу быстро
Просмотреть все листы возможно, просто сделав одно нажатие правой кнопкой мыши. Еще можно создавать на отдельном листе список гиперссылок — всё под руками.

6. Преобразовывай строки в столбцы и обратно
Выдели нужный тебе диапазон и скопируй его. Щелкни правой кнопкой мыши по ячейке, куда хочешь перенести данные. В контекстном меню выбери значок «Транспонировать» (Transpose). Готово!

7. Сделай выпадающий список в ячейке
Выпадающий список нужен, когда необходимо ввести строго определенные значения из определенного набора (к примеру, А или В). Выдели ячейку или диапазон ячеек, в которых должно быть такое определенное значение. Нажми кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).

В выпадающем списке «Тип» (Allow) выбери вариант «Список» (List). В поле «Источник» (Source) задай диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. Сделай «умную» таблицу
Выдели диапазон с данными. На вкладке «Главная» нажми «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table). Список будет преобразован в «умную» таблицу, которая содержит в себе много полезных функций. Например, при дописывании к ней новых строк или столбцов таблица будет растягиваться, а введенные формулы автоматом будут копироваться на весь столбец. В данную таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением во вкладке «Конструктор» (Design).

9. Создавай спарклайны
Спарклайн — миниатюрная диаграмма, которая отображает динамику введенных тобой данных. Нажми кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажи диапазон с числовыми данными и ячейки, в которых хочешь видеть спарклайны. После нажатия кнопки «ОК» всё будет готово!

10. Восстанавливай несохраненные файлы!
Если ты не сохранил работу, которую делал последний раз, есть шанс вернуть утерянные данные. Путь восстановления информации для Excel 2013: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохраненные книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks). Для Excel 10: «Файл» — «Последние» (File — Recent) и кнопка в правом нижнем углу экрана «Восстановить несохраненные книги» (Recover Unsaved Workbooks). Откроется папка, в которой хранится временная информация.

11. Сравнивай 2 диапазона
Удерживая клавишу CTRL, выдели интересующие тебя столбцы. Выбери на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values). В раскрывающемся списке выбери вариант «Уникальные» (Unique).

12. Подбирай результаты под нужные значения
Excel сделает быструю и точную подгонку результатов за тебя! Нажми на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ что если» и выбери команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). Появится окно, где можно задать ячейку с нужным значением, желаемым результатом и входной ячейкой, которая должна измениться. После нажатия «ОК» Excel мгновенно с точностью до 0,001 выдаст около сотни подходящих результатов.

Работай с удовольствием, и пусть эти советы тебе помогут! Excel — одно из самых популярных в мире приложений и многие не представляют своей деятельности без этой программы. Поделись полезной информацией с друзьями, она может им пригодиться!


http://takprosto.cc/